Mikä on laskujen säilytysaika? Rekisteröimme ja tallennamme laskut uudella tavalla Laskujen tallennus.

Työn aikana yrittäjä kerää monia erilaisia ​​​​papereita: todistuksia, todistuksia, lomakkeita. Yksittäisten yrittäjien asiakirjojen säilyttäminen on vaikea tehtävä, mutta välttämätöntä. Miten niitä kannattaa säilyttää: ehkä pöydällä vai pitäisikö sinulla olla lasersuojaustekniikalla varustettu tallelokero? Kävi ilmi, että laki tarjoaa erilaisia ​​vaihtoehtoja. Kerromme tärkeiden yksittäisten yrittäjien asiakirjojen säilytysajoista.

Mitä asiakirjoja pitää säilyttää

Liittovaltion laki nro 125-FZ "Arkistointi Venäjän federaatiossa" määrittää, mitä papereita on säilytettävä ja kuinka monta vuotta.

Useat lait ja säännökset säätelevät tiettyjen liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen säilytysaikaa:

1. Kirjanpitoasiakirjat, verokirjanpitotiedot, verojen laskemiseen tarvittavat asiakirjat tuloista ja kuluista sekä jo suoritettuja veroja vahvistavat asiakirjat on säilytettävä vähintään 4 vuotta. Tämä velvollisuus on täsmennetty artiklan 8 kohdassa. 23 Venäjän federaation verolaki.
2. Kirjanpitolausuntoja ja ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja on säilytettävä vähintään 5 vuotta pykälän 1 momentin mukaisesti. Liittovaltion kirjanpitolain nro 402-FZ 29 §.
3. Kaikki yksittäisten yrittäjien ensisijaiset kirjanpito- ja rekisteröintiasiakirjat, tulojen ja kulujen kirjanpito (KUDiR), Venäjän valtiovarainministeriön määräyksen nro 86 osan 12 perusteella, yksittäisen yrittäjän on säilytettävä vähintään 4 vuotta.
4. Asiakirjat, jotka vahvistavat vakuutusmaksujen suorittamisen Eläkekassalle (PFR), Kansaneläkerahastolle (FSS) ja Pakolliseen sairausvakuutuskassaan (MHIF), on säilytettävä 6 vuotta pykälän 8 momentin perusteella. Liittovaltion lain nro 212-FZ 28 §.
5. Työntekijöiden henkilökansiot ja kortit, mukaan lukien väliaikaisesti palkatut, työntekijöiden kanssa tehdyt työsopimukset, irtisanomista ja palkkaamista koskevat asiakirjat, Venäjän kulttuuriministeriön määräyksen nro 558 perusteella, on säilytettävä 75 vuotta. Tässä järjestyksessä olevasta luettelosta saat selville asiakirjan säilytysajan sen tyypin mukaan.

Työntekijöiden henkilötiedot ja kortit, työntekijöiden kanssa tehdyt työsopimukset, irtisanomista ja palkkaamista koskevat asiakirjat on säilytettävä 75 vuotta.

Asiakirjojen määritetyt säilytysajat koskevat kaikkia yksittäisiä yrittäjiä, mukaan lukien toimintansa lopettaneet.

Missä asiakirjoja säilytetään

Asiakirjojen säilytyspaikan määrää yksittäinen yrittäjä itse. Tämä voi olla osa toimistoa, erillinen huone (ei kellari tai ullakko) tai kolmannen osapuolen arkistointiorganisaatio (jos asiakirjoja on paljon). Liittovaltion lain nro 125-FZ 14 ja 17 artiklassa määrätään yrittäjän velvollisuudesta noudattaa arkistointisääntöjä, mukaan lukien säännöt tarvittavien edellytysten luomiseksi asiakirjojen lähettämiselle ja niiden systematisoinnille. Sinun on varmistettava itse paperimateriaalin ja niiden sisällön turvallisuus ulkoisilta vaikutuksilta.

Jos yksittäisen yrittäjän asiakirjat katoavat tai vahingoittuvat

Perusasiakirjojen, kirjanpito- ja verorekisterien, laskujen puute sekä tietojen virheellinen esittäminen talousasiakirjoissa systemaattisesti (useammin kuin kahdesti vuodessa) on törkeä rikkomus, jota sääntelee 11 §. 120 Venäjän federaation verolaki. Tässä tapauksessa sakot ovat 10 000 ruplaa.

Kadonneet asiakirjat voidaan ja pitää palauttaa. Voit pyytää uudelleen sopimuksia, tekoja, laskuja vastapuoliltasi. Jos kirjanpitoasiakirja katoaa, on tarpeen tilata selvitys, mahdollisesti toimittamalla todistus menetyksen syystä (tulva, varkaus, tulipalo) asianomaiselta yksiköltä. Tutkinnan tuloksiin perustuva raportti lähetetään vapaamuotoisella hakemuksella verovirastolle (FTS) - siellä puolestaan ​​asetetaan määräajat papereiden palauttamiselle.

Yksittäisen yrittäjän rekisteröintiasiakirjoja voi pyytää verotoimistolta erikseen lähettämällä hakemus kaksoiskappaleesta ja kuitti 300 ruplan valtionveron maksamisesta.

Ensisijaisten asiakirjojen ja kirjanpitorekisterien puuttumisesta voit saada 10 000 ruplan sakon.

Kun arkistointiaika on umpeutunut, tallennetut asiakirjat voidaan hävittää: polttaa tai leikata erikoisvälineillä. Ole kuitenkin erittäin varovainen, ettet tuhoa vahingossa edelleen voimassa olevia tai tallennusta vaativia tietoja.

Laki ei rajoita yksittäistä yrittäjää arkistoitavien papereiden luetteloon. Jos sinulla on rauhallista ja kätevää säilyttää kaikkea, säilytä se, mutta älä haluamaasi paikkaan, vaan erityisissä tätä varten suunnitelluissa paikoissa. Oikein arkistoon sijoitetut asiakirjat, kuten panssari, suojaavat yritystäsi kiistoissa veroviraston tai vastapuolten kanssa.

Heinäkuusta 2017 alkaen uudet laskujen säilytyssäännöt astuvat voimaan. Kerromme tässä artikkelissa lisää uusista säännöistä sekä syistä, miksi laskut kannattaa säilyttää.

Artikkelista opit:

Uudet säännöt laskujen säilytykseen

Asiakirja: Venäjän liittovaltion veroviraston kirje, päivätty 19. heinäkuuta 2017 nro SD-4-3/14079

Seuraukset: heitä sakotetaan harvemmin asiakirjoista

Laskutiedostossa voi olla kronologisia aukkoja, jos teet sekä paperilaskuja että sähköisiä laskuja.

Venäjän liittovaltion veroviranomainen vahvisti tämän 19. heinäkuuta 2017 päivätyssä kirjeessä nro SD-4-3/14079. Yrityksellä on oikeus lähettää laskuja paperilla ja sähköisesti (Venäjän federaation verolain 169 §:n 2 momentin 1 kohta). Mutta elektroninen ja paperiasiakirjoilla on erilaiset säilytyssäännöt.

Yritys säilyttää paperilaskuja kronologisessa järjestyksessä sitä mukaa kuin ne on annettu tai korjattu (Sääntöjen kohta 14, hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 26.12.2011 asetuksella nro 1137). Käytännössä yritykset nidottavat laskut aikajärjestyksessä lähetysluetteloiden kanssa.

Yritys säilyttää sähköiset laskut tulostamatta niitä. Tämä seuraa Venäjän valtiovarainministeriön 10. marraskuuta 2015 antamalla määräyksellä nro 174n hyväksymän menettelyn kohdasta 1.13. Samalla tavalla säilytetään sähköiset vahvistukset sähköiseltä ja ilmoitukset asiakkaille laskun vastaanottamisesta.

Valtiovarainministeriö katsoo, että näitä sääntöjä ei voida rikkoa (kirje 30.5.2017 nro 03-07-09/33048). Säilytä esimerkiksi paperilaskuja sähköisesti. Mutta kun yritys laatii osan laskuista paperilla ja osan sähköisesti, paperilaskutiedostoissa on kronologisia aukkoja. Tämä on luonnollista, koska et tulosta sähköisiä laskuja varastointia varten. Federal Tax Service selvensi, että tällaiset laiminlyönnit eivät ole rikkomuksia.

Niitä ei tarvitse erikseen kirjata paperilaskuihin.

Miksi laskut kannattaa säilyttää?

Kun yritys huomaa, että työntekijä on aiheuttanut ongelman aineellisia vahinkoja, dokumentoi välittömästi tähän liittyvät tosiasiat. Hanki kaikki kirjallisesti. Nämä voivat olla virallisia muistioita, todistajien lausuntoja, laskuja, laskuja, shekkejä. Kuvaa olosuhteet yksityiskohtaisesti, ilmoita kellonaika, päivämäärä, kuka oli paikalla, mitä työntekijä teki ja mitä seurauksia hänen toimillaan oli. Ota myös selvää, täyttikö hän virkavelvoitteitaan jne.

Pyydä kirjallinen selvitys yritykselle aineellista vahinkoa aiheuttaneelta työntekijältä (näyte alla). Tämä on pakollinen vaatimus (Venäjän federaation työlain 247 artiklan toinen osa). Työlaissa ei määrätä, pyydetäänkö selvitys suullisesti vai kirjallisesti. Mutta varmista, että työnantaja on täyttänyt velvollisuutensa, tee se kirjallisesti erillisestä pyynnöstä. Vastauksena työntekijä voi ilmaista kaiken vapaassa muodossa, esimerkiksi selittävänä huomautuksena. Jos työntekijä kieltäytyy kommentoimasta tapahtumaa kirjallisesti, laadi raportti. Ilman työntekijän selitystä työnantaja voi silti pitää tekijän taloudellisesti vastuussa.

ESIMERKKI

16.10.2017 kello 10.00 vanhempi kuljettaja lastasi terminaalista Ford Focus -rahtiautoa ja havaitsi siinä vaurioita. Hän kirjoitti tästä muistiossa esimiehelleen. Videovalvontakameroiden perusteella todettiin, että 10.10.2017 kello 11.30 kuljettaja Ivan Petrovitš Samoilov oli siirtämässä autoa tavarankuljetusajoneuvojen varastointivarastossa varastoalueelta toiselle. Kun ajoin varastoriville ja peruutin, en huomannut toista autoa lähellä ja vaurioitin molempia ajoneuvoja.

Johtaja hahmotteli muistiossa kaiken, mitä hän tiesi, ja pyysi selitystä tislaaja Samoilovilta. Selityksessä hän kirjoitti, ettei hän tiennyt vaurioituneista hyötyajoneuvoista.

Kuinka laskuja käytetään omaisuusvahingon sattuessa

Jotta työntekijä voisi korvata yritykselle vahingon, työnantaja on velvollinen suorittamaan tarkastuksen ja selvittämään vahingon määrän ja syyn. Tarkastuksen suorittamista varten työnantaja voi perustaa eri osastojen asiantuntijoista koostuvan toimikunnan. Tällainen välityspalkkio voi toimia joko jatkuvasti tai työnantajan voi kerätä kustakin yksittäisestä tapauksesta.

Työnantajalla on oikeus olla perimättä provisiota, jos aineellisen vahingon suuruus voidaan määrittää laskujen ja muiden asiakirjojen perusteella. Jos esimerkiksi onnettomuus sattuu työntekijän tuottamuksesta, työnantaja määrittää vahingon ajoneuvon korjaaneen vakuutusyhtiön asiakirjoilla.

Toimikunnan puheenjohtaja antaa työntekijän allekirjoittaman asiakirjan yrityksen johtajalle. Hän päättää, vaaditaanko syyllinen työntekijä korvaamaan vahingot (Venäjän federaation työlain 240 artikla). Yrityksen on virallistettava takaisinperintäpäätös määräyksellä viimeistään kuukauden kuluessa päivästä, jona työnantaja on vahvistanut vahingon määrän (Venäjän federaation työlain 248 §:n ensimmäinen osa). Jos komissio on määrittänyt määrän laissa, ajanjakso on laskettava sen laatimispäivästä.

Vapaaehtoinen korvaussopimus

Pyydä työntekijää vapaaehtoisesti korvaamaan vahingot kokonaan tai osittain (Venäjän federaation työlain 248 artiklan ensimmäinen, viides osa). Työnantajan harkinnan mukaan, kun vahinko on liian suuri, osapuolet voivat sopia osamaksusta. Virallista tällainen sopimus kirjallisella sopimuksella vapaaehtoisesta vahingonkorvauksesta (näyte alla). Jos työnantaja kieltäytyy korvaamasta mitään, työnantaja voi periä vahingonkorvauksen tuomioistuimen kautta (Venäjän federaation työlain 392 artikla).

Pääsääntöisesti työntekijä on taloudellisesti vastuussa keskiansioidensa rajoissa (Venäjän federaation työlain 241 artikla). Työntekijä voi vapaaehtoisesti korvata vahingot suurempana summana. Mutta laissa säädetään tapauksista, joissa työntekijällä on täysi taloudellinen vastuu (Venäjän federaation työlain 242 artikla). On olemassa suljettu luettelo syistä, joissa työntekijä on velvollinen korvaamaan työnantajalle vahingot kokonaan ilman sopimusta taloudellisesta vastuusta (Venäjän federaation työlain 243 artikla). Ja yritys tekee tämän sopimuksen vain tietyissä tehtävissä ja työtehtävissä olevien työntekijöiden kanssa vahingonkorvausten perimiseksi kokonaisuudessaan tekijöiltä (Venäjän federaation työlain 244 artiklan toinen osa).

ESIMERKKI

Venäjän työministeriö hyväksyi 31. joulukuuta 2002 antamallaan päätöksellä nro 85 paikat ja työt, joista työnantaja voi tehdä sopimuksia täydestä taloudellisesta vastuusta. Asento "kuljettaja" ei ole luettelossa. Mutta kuljettajan toimenkuvaan sisältyy seuraavat velvollisuudet: "varmistaa autojen ja tavaran turvallisuus; suorittaa kokonaisia ​​töitä auton vastaanottamiseksi ja toimittamiseksi", eli toiminnallisuuden avulla voit laatia sopimuksen täydestä taloudellisesta vastuusta Venäjän työministeriön päivätyn päätöslauselman II jakson 4 kohdan mukaisesti. 31. joulukuuta 2002 nro 85.

Ja opimme kirjanpidon ja verokirjanpidon asiakirjojen säilytysajan laskentasäännöt, mm. Otamme huomioon vanhentumisajan. Harkitsemme poikkeuksia tähän sääntöön, esimerkiksi: laskujen ominaisuudet, asiakirjat aiemmin vastaanotetuista tappioista, asiakirjat arvokkaan omaisuuden hankinnasta, jolla on pitkä poistoaika (rakennukset - 31 vuotta jne.). Selvitetään, milloin on mahdollista tuhota asiakirjat, joille Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamalla määräyksellä nro 558 hyväksytyssä luettelossa asetetaan vaatimus "tarkastuksen alaisena". Ymmärrät kuinka toimia, kun veroviranomaiset pyytävät asiakirjoja, joiden säilytysaika on umpeutunut, sekä tulipalon tai tulvan seurauksena vaurioituneita asiakirjoja. Osaat arvioida seuraamusten riskit.

Nykyisen lainsäädännön vaatimus on sellainen, että jokaiseen toimintaan organisaation elämässä tulee liittää tositteet (ja usein ei yksi, vaan useampi). Seurauksena on, että niitä kertyy niin paljon, että niitä ei yksinkertaisesti ole minnekään laittaa, ja niiden pitkäaikainen säilyttäminen on kallista. Jokaisella kirjanpitoasiakirjalla on omat laissa säädetyt säilytysaikansa. Näiden ajanjaksojen päätyttyä organisaatiolla on oikeus tuhota asiakirjat. Jos tällainen päätös kuitenkin tehdään, on niistä valittava ne, joiden tuhoaminen ei aiheuta ongelmia mahdollisissa tarkastuksissa.

Katsotaanpa vaatimuksia, joita lainsäädäntö asettaa kirjanpito- ja veroasiakirjojen säilytysajalle. Yleissääntöön on monia poikkeuksia, ja ne kiinnostavat eniten, koska... kaikki asiantuntijat eivät tiedä niistä.

Yleiset säilytyssäännöt...

...kirjanpitoasiakirjat

Kirjanpitoa ei voi tehdä ilman rekisteröitymistä ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat, joita on pääsääntöisesti säilytettävä vähintään viisi vuotta raportointivuoden jälkeen tai sen vuoden jälkeen, jona niitä käytettiin raportoinnissa (6. joulukuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 402-FZ "Kirjanpito", jäljempänä laki nro 402-FZ, 29 artikla).

Samalla on tarpeen keskittyä asiakirjojen säilytysaikoihin, jotka määritellään itse laissa nro 402-FZ, jos tämä aika on pidempi.

Esimerkiksi vuosikertomuksen eheyden säilyttäminen tilinpäätökset määrätään jatkuvasti, neljännesvuosittain - 5 vuoden ajan ja kuukausittain - 1 vuoden ajan (luettelon 351 artikla). Pysyvä säilyvyys vaaditaan asiakirjat (pöytäkirjat, säädökset, päätelmät) tilinpäätöksen käsittelystä ja hyväksymisestä (Luettelon 355 artikla).

Asiakirjat (laskelmat, raportit, todistukset, taulukot, tiedot, kirjeenvaihto) verojen laskemisesta ja siirtämisestä kaikkien tasojen talousarvioon ja talousarvion ulkopuolisiin rahastoihin kaikki tasot on säilytettävä 5 vuotta (luettelon artikla 382), samoin kuin oikeushenkilöiden veroilmoitukset kaikkien verojen osalta (luettelon 392 artikla). Art. 658 Luettelo i>henkilökohtaisista työntekijöiden korteista.

Kuten näette, aika on huomattava. Ja laskenta suoritetaan sitä vuotta seuraavan vuoden tammikuun 1. päivästä, jolloin asiakirjoja käytettiin kirjanpidon (tilinpäätöksen) laatimiseen viimeisen kerran (lain nro 402-FZ 29 §:n 2 osa).

Esimerkki 1

Tiivistä esitys

Yleensä, jos säilytysaika on määrätty 5 vuodeksi ja asiakirja on laadittu esimerkiksi toukokuussa 2014, sen säilytysaikaa aletaan laskea 1.1.2015 alkaen ja se päättyy 31.12.2019.

...veroasiakirjojen säilytysaika

Verokirjanpito suoritetaan perusasiakirjojen tietojen perusteella (Venäjän federaation verolain 313 artikla). Verokirjanpidon tiedot voidaan vahvistaa paitsi ensisijaisilla kirjanpitoasiakirjoilla, myös analyyttisillä verokirjanpitorekistereillä ja veropohjalaskelmilla.

Artiklan 1 kohdan nojalla Venäjän federaation verolain 252 mukaan kulut kirjataan perustelluiksi kuluiksi (ja Venäjän federaation verolain 265 §:ssä säädetyissä tapauksissa tappiot), jotka vahvistetaan Venäjän lainsäädännön mukaisesti laadituilla asiakirjoilla. Liitto.

Lisäksi veronmaksajan on varmistaa verojen laskennan ja maksamisen perustana olevien verokirjanpidon tietojen ja asiakirjojen turvallisuuden , sis. vahvistus tuloista ja kuluista, vähintään neljäksi vuodeksi (Venäjän federaation verolain 8 alakohta, 1 lauseke, 23 artikla). Tässä lainsäädännössä ei ole viittausta luetteloon. Mutta talousosasto viittaa siihen usein harkitessaan tätä asiaa (esimerkiksi Venäjän valtiovarainministeriön kirjeessä 26. huhtikuuta 2011 nro 03-03-06/1/270).

Nimetyt ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat veroviranomaisille välttämättömiä valvoakseen, että verovelvolliset noudattavat veroja ja maksuja koskevaa lainsäädäntöä, myös verotarkastusten yhteydessä.

Asiakirjojen tuhoaminen

Kaikesta yllä olevasta päätelmä viittaa siihen, että päätettäessä tuhota asiakirjoja, joiden säilytysaika on umpeutunut, tulee noudattaa vähintään seuraavia seikkoja:

• Kulttuuriministeriön luettelo,
• Laki kirjanpidosta ja
• Venäjän federaation verolaki.

Lisäksi jokaisen tuhottavan asiakirjan säilytysaika on arvioitava oikein, jotta ei joudu vaikeuksiin tulevaisuudessa, kun tarkastusviranomaiset yhtäkkiä vaativat, että toimitat heille osan jo tuhoutuneista asiakirjoista.

Tätä tarkoitusta varten organisaatio perustaa asiantuntijatoimikunnan, joka tarkastaa asiakirja-arkiston. Se luodaan organisaation johtajan määräyksellä (ohjeella). Tällaista määräystä ei myöskään tarvitse antaa vuosittain, se riittää kerran, ja jatkossa jäsenten kokoonpanoa muutetaan vain, jos joku heistä eroaa.

Toimikunta laatii työssään lain, jossa on luettelo hävitettävistä asiakirjoista. Kun laki on valmis, organisaation johtaja hyväksyy sen. Tämän perusteella perusasiakirjat tuhotaan.

Tällöin on tarkoituksenmukaisempaa laatia erilliset lait eri tavoin tuhoutuneista asiakirjaryhmistä: silppurilla, tulipalossa tai kierrätysmateriaalina luovuttamisesta. On parempi tuhota "arvokkaimmat" luottamuksellisia tietoja sisältävät asiakirjat (yleensä vähemmistö) itsenäisesti ja peruuttamattomasti (esimerkiksi polttaa tai silputa), ja suurin osa voidaan kierrättää.

Tehtyään tuhoamisen ja allekirjoitettuaan sitä koskevat asiakirjat, organisaatio voi katsoa, ​​että se on täyttänyt lain mukaiset velvoitteensa ja sillä on asiakirjat, jotka vahvistavat suoritetun toimenpiteen tosiasian.

Poikkeuksia yleissääntöön

Konossementti ja lasku

Aloitetaan näennäisesti yksinkertaisella esimerkillä. Oletetaan, että organisaatio osti materiaalia ja sai toimitusilmoituksen ja laskun toimittajalta maaliskuussa 2014. Samassa kuussa materiaali vietiin varastoon ja lähetettiin sitten tuotantoon.

Paperilla tai sähköisesti laaditut laskujen rekisteröintiasiakirjat säilytetään organisaatiossa vähintään neljä vuotta viimeisestä kirjaamisesta (liitteen nro 4 kohta 24, osio II, liitteen n:o II jakson kohta 22). 5 ja Venäjän federaation hallituksen 26. joulukuuta 2011 antaman asetuksen nro 1137 "Lisäarvon laskennassa käytettävien asiakirjojen täyttöä (ylläpitoa) koskevista lomakkeista ja säännöistä" olevan liitteen n:o 3 II jakson 13 kohta verottaa").

Arvonlisäveron vähennyksen perusteena olevan laskun säilytysaika alkaa sen raportointi- (vero)kauden jälkeen, jolloin tositetta on viimeksi käytetty. Muistakaamme, että arvonlisävero lasketaan neljännesvuosittain ja maaliskuun lasku sisältyy vuoden 2014 ensimmäisen vuosineljänneksen arvonlisäveron laskelmaan. Näin ollen säilytysaika voi tässä tapauksessa alkaa laskea 1.4.2014 alkaen, se päättyy 4 vuoden kuluttua, eli 31.3.2018. Mutta vuoden puolessa välissä asiakirjoja ei tuhota, vaan niitä säilytetään vuoden loppuun (eli 31.12.2018 asti) ja vasta sitten heijastuu tuhoamiseen.

On otettava huomioon, että ostetuista tavaroista voidaan tehdä arvonlisäveron vähennyksiä vasta sen jälkeen, kun ne on rekisteröity (Venäjän federaation verolain 172 §:n 1 momentti ja 171 §). Siksi on myös tärkeää säilyttää oston tositteen vahvistava asiakirja - lasku - yllä laskulle lasketun ajan (31.12.2018 asti).

Kirjanpidossa rahtikirja (yleensä yhtenäisessä muodossa nro TORG-12) on ensisijainen kirjanpitoasiakirja ja sen säilyvyys on vähintään viisi vuotta. Siksi tämän esimerkin kirjanpitotarkoituksiin sen säilytysaika on pidempi. Säilytysaika alkaa laskea sen vuoden jälkeen, jolloin sitä on käytetty raportointiin, eli 1.1.2015 alkaen ja päättyy 31.12.2019.

Kuten näette, yhdellä asiakirjalla (laskulla) voi olla useita toimintoja, joista jokaisella on omat säännöt, joten niiden säilytysajat voivat vaihdella (tässä tapauksessa verokirjanpidon kannalta - 31.12.2018 ja kirjanpitotarkoitukset - 31.12.2019) . Valitse sitten niistä suurin – 31.12.2019.

Näyttäisi siltä, ​​että kaikki on selvää. Mutta elämäntilanteesi voi muuttua monimutkaisemmaksi.

Lähetysasiakirjan ja laskun säilytysaika, jos oikeutta verovähennykseen on käytetty myöhemmin

Veronmaksajalla ei voi olla myyntiä tietyllä vuosineljänneksellä (arvonlisäverokausi). Tästä johtuen arvonlisäveroa ei ole kertynyt, mutta arvonlisäveron vähennyssummia löytyy, esimerkiksi vuokran, ostettujen materiaalien arvonlisäverosummat jne.

Veroviranomaisten virallinen kanta on, että arvonlisäveroa ei voida vähentää ajalla, jolloin verovelvollisella ei ole myyntiä (Venäjän federaation valtiovarainministeriön kirje 14.12.2011 nro 03-07-14/124).

Todettakoon kuitenkin, että Venäjän federaation liittovaltion veroviraston 28. helmikuuta 2012 päivätty kirje nro ED-3-3/631@ ilmaisee päinvastaisen mielipiteen. Tämä heijastuu Venäjän federaation korkeimman välimiesoikeuden puheenjohtajiston 5.3.2006 antamassa päätöksessä nro 14996/05 (jossa todetaan, että tavaroiden (töiden, palvelujen) myynti ei ole lain nojalla verovähennyksen soveltamisen edellytys) ja kymmenennen välimiesoikeuden 7.12.2012 päätös asiassa A41-41514/11. Mutta tässä tapauksessa organisaatio ei voi välttää verotarkastusta, koska verokauden (neljänneksen) lopussa se heijastaa arvonlisäveroilmoituksessa budjetista palautettavaksi lasketun arvonlisäveron määrää.

Etkö halua verotarkastusta? Mitä tehdä? Muista, että arvonlisäveron vähennys on verovelvollisen oikeus, ei velvollisuus. Ja hän voi käyttää tätä oikeuttaan kolmen vuoden kuluessa vastaavan verokauden päättymisestä (Venäjän federaation verolain 173 §:n 2 kohta ja Venäjän federaation valtiovarainministeriön 30. huhtikuuta 2009 päivätty kirje nro 03). -07-08/105).

Toisin sanoen esimerkin ehtoja käytettäessä organisaatio voi tehdä arvonlisäverovähennyksen vastaanotetusta laskusta kolmen vuoden ajan 1.4.2014 alkaen, esimerkiksi vuotta myöhemmin vuoden 2015 ensimmäisellä neljänneksellä. Tämän toimenpiteen seurauksena asiakirjojen säilytysaikaa pitäisi myös lykätä vuodella:

• maaliskuuta 2014 päivätylle laskulle - 31.12.2018–31.12.2019;
• lähetysluettelon mukaan - 31.12.2019 - 31.12.2020.

Jos olisimme käyttäneet arvonlisäveron vähennysoikeutta vielä myöhemmin, esimerkiksi vuoden 2016 kolmannella neljänneksellä, niin:

• lasku olisi säilytettävä 31.12.2020 asti;
• ja lähetystodistus – 31.12.2021 asti.

Jos lasku vastaanotetaan myöhemmin kuin tavara ja lähetystodistus

Sama tilanne asiakirjojen säilytysajan laskennassa syntyy organisaatiolle, kun se saa laskun ostetusta tuotteesta (palvelusta, työstä) myöhemmällä verokaudella kuin itse tuotteen ja laskun vastaanottoaika. Mutta samaan aikaan tärkeä ehto vähennykselle on vahvistus laskun myöhemmästä vastaanottamisesta - tämä voi olla kirjekuori, jossa on postileima.

Myös ensisijaisten asiakirjojen, jotka vahvistavat tässä tapauksessa materiaalin vastaanoton, säilytysaikaa lykätään (esimerkiksi lasku). Loppujen lopuksi yksi arvonlisäveron vähennyksen edellytyksistä, kuten edellä totesimme, on se, että materiaali on rekisteröity.

Jos ostettu materiaali otetaan tuotantoon seuraavaksi vuodeksi

Oletetaan, että organisaatio osti materiaalia maaliskuussa 2014 (kuten ensimmäisessä, yksinkertaisimmassa esimerkissämme), sai laskun ja laskun samaan aikaan, mutta lähetti materiaalin tuotantoon seuraavana vuonna - tammikuussa 2015. Sitten Myös ensisijaisen asiakirjan (rahtikirjan) säilytysaikaa tulee siirtää vuodeksi – kirjanpidossa ja verokirjanpidossa.

Tässä tapauksessa arvonlisäveron vähennys on tehty aikaisemmin. Ja laskun säilyvyysaika lasketaan maaliskuusta 2014 alkaen. Se, että materiaali siirretään tuotantoon myöhemmin, näkyy vain tuotantoprosessissa, ei arvonlisäveron vähennysoikeuden vahvistamisessa.

Jos materiaali vastaanotetaan, mutta siitä ei ole maksettu

Sattuu myös niin, että materiaali toimitettiin kaikkien asiakirjojen (rahtikirja, lasku) mukana, mutta se jäi maksamatta.

Vanhentumisajan (kolme vuotta) päätyttyä velka poistetaan. Sitten Laskun säilyvyysaika lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin velka on poistettu - yleensä seitsemän vuotta (kolmen vuoden vanhentumisaika plus neljä vuotta verokirjanpidon sääntöjen mukaan). Muussa tapauksessa mikään ei vahvista velan määrää ja velan syntymispäivää (FAS Volga-Vyatka District 8.11.2012 asiassa nro A11-2321/2011 ja FAS Volga District 3.10.2012 päivätyt päätökset asiassa nro A72-7995/2011).

Mutta älä unohda, että ennen vuositilinpäätöstä tehdään inventointi, mukaan lukien velat. Jos sovintoasiakirja allekirjoitetaan toimittajan kanssa, vanhentumisaika alkaa laskea uudelleen, eli sopimuksen allekirjoituspäivästä. Tästä johtuen se voi siirtyä vuosittain ja siten kestää loputtomiin, samoin asiakirjojen (rahtikirjan ja laskun) säilytysajan kanssa.

Organisaatiolla, joka lähetti tavarat mutta ei saanut maksua, on samanlainen tilanne - "peilikuva". Hän joutuu myös säilyttämään asiakirjoja "määrättömästi" allekirjoittaessaan vuosittaisia ​​sovintolakeja. Lisäksi veroviranomaiset voivat suorittaa vastatarkastuksia.

Käyttöomaisuuden hankinta (poistot)

Organisaatio hankki arvokasta omaisuutta, jolla on pitkä säilyvyysaika, esimerkiksi rakennuksen ja asetti sen käyttöiän 31 vuoteen. Tänä aikana tästä käyttöomaisuudesta veloitetaan poistot, mikä tarkoittaa siirto- ja vastaanottotodistus ja muut rakennuksen ostoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä tämän ajan, ja vasta sen päätyttyä alkaa Venäjän federaation verolain mukainen neljän vuoden asiakirjojen säilytysaika. . Tämän seurauksena asiakirjojen säilytysaika on 35 vuotta.

Muutoin on vaikea todistaa kustannusten taloudellista perustetta sekä tietoja käyttöomaisuudesta (käyttöönottopäivät, alkuperäiset kustannukset, poistot) veroviraston suorittaman tarkastuksen aikana (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, päivätty 11. maaliskuuta 2009, nro KA-A40/1255-09, tapaus nro A40-32554/08-129-101).

Asiakirjat syntyneistä tappioista ja laskennallisista kuluista

Venäjän valtiovarainministeriön 08/02/2011 päivätyssä kirjeessä nro 03-02-07/1-272 todetaan: artiklan 4 kohdan mukaisesti. Venäjän federaation verolain 283 mukaan veronmaksaja on velvollinen Säilytä aiheutuneen tappion suuruuden vahvistavat asiakirjat koko siltä ajalta, jolloin se alentaa veropohjaa kuluvan verokauden aiemmin saatujen tappioiden määrälle. Ja tämä ajanjakso on 10 vuotta sen verokauden jälkeen, jonka aikana tämä tappio on saatu (Venäjän federaation verolain 283 §:n 2 kohta).

Tappio havaitaan yrityksessä vuoden (verokauden) lopussa ja se lasketaan kaikkien organisaation kuluneen vuoden tulojen ja kulujen erotuksena. Siksi hänen on säilytettävä kaikki asiakirjat aiheutuneista kuluista sekä tuloista siltä vuodelta (verokaudelta), jolloin tappio syntyi.

Viranomaisten mukaan tässä tapauksessa asetettuun säilytysaikaan tulisi lisätä momentissa tarkoitettu neljä vuotta. 8 kohta 1 art. 23 Venäjän federaation verolaki. Lähtökohtana on oletus, että 4 vuoden säilytysaikaa ei lasketa asiakirjojen laatimishetkestä, vaan sen verokauden päättymisestä, jolloin vastaava tappio on otettu huomioon. Jos näin ei tehdä, tappioiden siirtäminen katsotaan lainvastaiseksi.

Tämä lähestymistapa löytyy tuomioistuinten päätöksistä, esimerkiksi Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 3.2.2006, 26.2.2006 nro KA32-A40/785-06 ja korkeimman puheenjohtajiston päätöksistä. Venäjän federaation välimiesoikeus, 24.7.2012 nro 3546/12. On olemassa toinenkin oikeuskäytäntö, joka ei yhdy tähän näkemykseen: Pohjois-Kaukasuksen piirin FAS:n päätökset 25.9.2009 asiassa nro A32-8964/2007-12/190 ja Luoteispiirin FAS:n päätökset. päivätty 22. marraskuuta 2004 asiassa A56 -10982/04.

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: säilytä asiakirjoja mahdollisimman paljon tai valmistaudu taisteluihin tuomioistuimessa, jonka lopputulosta ei voida taata.

Asiakirjojen puute tulipalon, tulvien, varkauden seurauksena

Organisaation on varmistettava kirjanpitoasiakirjojen turvalliset säilytysolosuhteet ja niiden suojaus muutoksilta (lain nro 402-FZ 29 §). Mutta mitä tehdä, jos asiakirjat puuttuvat tulipalon (tulva, varkaus) vuoksi ja veroviranomaiset ovat saaneet niiden toimittamista koskevan vaatimuksen?

Talousosasto uskoo näin ne on palautettava (kirje, päivätty 6.7.2013 nro 03-02-07/1/21191). On olemassa samankaltaisia ​​tuomioistuinten päätöksiä (yhdeksännen välimiesoikeuden 13. lokakuuta 2010 antama päätös nro 09AP-24752/2010-AK, nro 09AP-25298/2010-AK asiassa A40-4800/10 -115-55), jossa tuomioistuin tuli siihen tulokseen, että organisaation johtajan on ryhdyttävä toimenpiteisiin palauttaakseen ne perusasiakirjat, jotka on palautettava ja säilytettävä laissa säädetyn ajan.

Samanaikaisesti tuomioistuin tuli Volga-Vjatkan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 30. heinäkuuta 2007 tekemässä päätöksessä asiassa nro A28-1129/2007-3/21 siihen johtopäätökseen, että järjestö ei voinut toimittaa tulipalossa tuhoutuneita asiakirjoja, joita veroviranomainen myöhemmin pyysi, koska sillä ei ollut todellista mahdollisuutta tehdä sitä säädetyssä määräajassa. Veroviranomainen kieltäytyi perimästä sakkoja.

On myös muita tapauksia, joissa tuomarit asettuivat veronmaksajien puolelle (FAS Moskovan piirin päätökset 25. kesäkuuta 2010 nro KA-A40/6480-10, FAS Volgan piirin 25. kesäkuuta 2010 asiassa nro A55-967/2011).

Jos veronmaksaja ei kuitenkaan voi vahvistaa, ettei hänellä ollut asiakirjoja pyynnön vastaanottamishetkellä, sakkoa ei voida välttää (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, 28. huhtikuuta 2009 nro KA-A40/3228 -09). Kaikki toimivaltaisten viranomaisten asiakirjat, jotka vahvistavat tulvan (tulvaraportti ja/tai huoltoorganisaation todistus), tulipalon (paloviranomaiselta saatu paloilmoitus), ryöstön, murron (poliisin todistus) jne., ovat hyödyllisiä. tässä.

Tuomioistuimet pitävät sakkoa perusteltuna myös tapauksissa, joissa veronmaksaja ei ole asiakirjojen katoamisen jälkeen ryhtynyt toimenpiteisiin niiden palauttamiseksi (Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös 28.4.2010 nro F09-2782/ 10-S2).

Asiakirjat tuhottiin, mutta vaatimus tuli

Tilanne voi syntyä, kun organisaatio on punninnut kaikki edut ja haitat, päättänyt tuhota asiakirjat saatuaan kaiken asianmukaisesti ja veroviranomainen vaatii niiden toimittamista.

Tuomioistuimet ovat usein veronmaksajien puolella.

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 14. lokakuuta 2011 antamassa päätöksessä nro F09-6531/11 asiassa A07-18923/2010 (Venäjän federaation korkeimman välimiesoikeuden 2. joulukuuta 2011 tekemä päätös nro VAS-15006/11), tuomioistuin totesi, että yritys ei toimittanut ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja niiden laillisen tuhoutumisen vuoksi. Veroviranomaisilla ei ole perusteita soveltaa 7 momentissa säädettyä laskentatapaa. Venäjän federaation verolain 166 §:ssä verovähennyksen määrittämiseksi, mikä on mahdollista vain, jos tietyt asiakirjat ovat saatavilla (Venäjän federaation verolain 171, 172 artikla).

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Tuomioistuin katsoi, että käyttöomaisuuden alkuperäistä hankintahintaa vahvistavien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen puuttuminen niiden tuhoutumisen vuoksi, koska näiden asiakirjojen säilytysaika on päättynyt, ei voi olla peruste kieltäytyä ottamasta huomioon näiden käyttöomaisuuden jäännösarvoa. osana kuluja (Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös 11.03.2009 nro KA-A40/1255-09 asiassa A40-32554/08-129-101).

Arbitraasi käytäntö

Tiivistä esitys

Verotarkastus vaati yhtiötä maksamaan ylimääräisiä veroja, koska polttoaineen ja voiteluaineiden kirjaamiseen tarvittavia asiakirjoja ei ollut toimitettu. Osa asiakirjoista oli heidän mielestään väärin toteutettu, osa tuhoutui. Veroviranomaiset ilmoittivat, että asiakirjoja olisi pitänyt säilyttää vähintään 5 vuotta kirjanpitostandardien mukaisesti.

Mutta erotuomareilla oli oma näkemyksensä tästä tilanteesta. He päättivät yhtiön eduksi ja ilmoittivat, että se poisti polttoainetta ja voiteluaineita vahvistettujen standardien ja kuukausittaisten lakien perusteella. Tässä tapauksessa tuomarit eivät pitäneet rahtikirjojen täyttövirheiden esiintymistä sekä tiettyjen asiakirjojen puuttumista syynä tunnustaa polttoaineen ja voiteluaineiden kustannusten kirjaamisen lainvastaisuus omakustannushinnaksi (päätökset). Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastainen palvelu, päivätty 16.6.2000 nro A56-31018/99 ja päivätty 7.8.2002 nro A56-8533/02).

Tarkastuksen ehto

Haluaisin kiinnittää huomion vielä yhteen tärkeään seikkaan. Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa joidenkin asiakirjojen säilytysaika alkaa laskea "tarkastuksen (tarkastuksen) alaisena". Esimerkiksi ilman todentamista on mahdotonta tuhota perusasiakirjoja (luettelon 362 artikla).

Asiakirjan fragmentti

Tiivistä esitys

Luettelo valtion elinten, paikallishallintojen ja organisaatioiden toiminnan yhteydessä syntyvistä tavanomaisista hallintoarkistoasiakirjoista, joissa ilmoitetaan säilytysajat (hyväksytty Venäjän federaation kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamalla määräyksellä nro 558)

Tässä tapauksessa puhumme verotarkastuksesta. Ne mainitaan Art. 87 Venäjän federaation verolaki. Veroviranomainen laatii sekä paikan päällä että pöytäkirjoissa suoritettujen verotarkastusten tulosten perusteella tarkastusraportin (sen laadintamenettelystä ja -ajoista määrätään Venäjän federaation verolain 100 §:ssä). Jos rikkomuksia havaitaan ja veronmaksaja hyväksyy ne, veronmaksaja tekee tarvittavat muutokset kirjanpitoon: tekee lisäveroja, maksaa sakkoja ja sakkoja jne.

Lisäksi tehdään kirjallinen tarkastus, jos verovelvollinen toimittaa päivitetyn ilmoituksen kolmelta viimeksi kuluneelta tilikaudelta.

Mutta kuten tiedät, vanhentumisaika on kolme vuotta (Venäjän federaation verolain 113 artiklan 1 kohta). Veroviranomaiset voivat tehdä reklamaatioita ja määrätä seuraamuksia tämän ajan kuluessa. Jos rikkomuksia havaitaan aikaisemmalta ajanjaksolta, veronmaksajalta ei voida periä sakkoja.

Samaan aikaan Venäjän federaation verolaki ei vaadi asiakirjojen tuhoamista; talousosasto ilmoittaa, että vanhentuneen säilytysajan omaavien asiakirjojen tuhoaminen on verovelvollisen oikeus. Ja veroviranomaisten suorittamaa tarkastusta ei välttämättä tapahdu ollenkaan.

Mitä organisaation pitäisi tehdä? Ensinnäkin edellä mainituista tuomioistuinten päätöksistä käy selvästi ilmi, että tapauksissa, joissa verovelvollinen ei tarkastusviranomaisten pyynnöstä pystynyt toimittamaan vanhentuneella säilytysajalla olevia asiakirjoja niiden tuhoutumisen vuoksi, tuomioistuimet asettuivat verovelvollisen puolelle. Tietysti näissä tilanteissa jälkimmäisen on suoritettava pätevästi itse tuhoamismenettely (dokumentoi se oikein). Jos pyydetään laillisesti tuhottuja asiakirjoja, tästä tulee olennaista.

Toiseksi verotarkastusvirasto ei voi määrätä sakkoa Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa vahvistettujen asiakirjojen säilytysaikojen rikkomisesta.

Osoittautuu, että jos kirjanpito- / veroasiakirjat tuhoutuvat niiden säilytysajan päättymisen vuoksi, organisaatio ei kohtaa veroviranomaisten sanktioita, vaikka näille asiakirjoille ei ole tehty verotarkastusta. Loppujen lopuksi, kuten muistamme, jopa kirjanpito- ja veroasiakirjojen standardisäilytysajat (viisi vuotta ja neljä vuotta) ovat vanhentumisaikaa (kolme vuotta) pidempiä, puhumattakaan muista ominaisuuksista ja poikkeuksista, kun standardisäilytysajat pidentyvät.

Vastuullisuus

Haluan kiinnittää lukijoiden huomion seuraamuksiin, joita veronmaksajaan voidaan soveltaa, jos hänellä ei ole perusasiakirjoja. Katsotaanpa yleisimpiä.

Jos ensisijaiset asiakirjat tuhoutuvat vahvistetun säilytysajan jälkeen, niin hyvä, voit nukkua rauhassa. Mutta joskus ajanjaksoa laskettaessa he ohjaavat yleisiä sääntöjä (määritelty laissa nro 209-FZ, Venäjän federaation verolaissa ja Venäjän federaation kulttuuriministeriön luettelossa) ja unohtavat erityiset "varaukset" ”, mikä tuhoaa asiakirjoja, jotka olisi pitänyt säilyttää. Ja tässä syntyy useimmiten ongelmia.

Veronmaksajan jättämä toimittamatta asiakirjoja veroviranomaisille säädetyssä määräajassa tai muut Venäjän federaation verolaissa ja muissa veroja ja maksuja koskevissa säädöksissä säädetyt tiedot edellyttävät 11 artiklan mukaisen vastuun soveltamista. 126 Venäjän federaation verolaki:

• jos nämä asiakirjat eivät sisällä merkkejä pykälässä tarkoitetuista verorikoksista. Venäjän federaation verolain 119 ja 129.4 mukaan sakko on 200 ruplaa. jokaisesta toimittamattomasta asiakirjasta (119 artikla koskee veroilmoitusten toimittamista ja 129.4 artikla valvottuja liiketoimia koskevia ilmoituksia);
• jos järjestö kieltäytyy luovuttamasta hallussaan olevia asiakirjoja tai antaa niille tarkoituksella vääriä tietoja eikä tällainen teko liity pykälän säännökseen. Venäjän federaation verolain 135.1 (pankki ei toimita todistuksia/lausuntoja tapahtumista ja tileistä), sakko on 10 000 ruplaa.

Vältä ehdottomasti syytteeseenpanoa artiklan nojalla. Venäjän federaation verolain 126 pykälä on mahdollista, jos veroviranomaisten pyytämien asiakirjojen säilytysaika on umpeutunut ja organisaatio oli pyynnön esittämishetkellä jo tuhonnut ne, mutta tämä on vielä todistettava (katso päätöslauselmat Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 17. marraskuuta 2009 nro F09-8891/09-SZ asiassa A47-5018/2008; Luoteispiirin FAS, 7.6.2009 asiassa nro. A05-8773/2008 (Venäjän federaation korkeimman välitystuomioistuimen 13. lokakuuta 2009 tekemällä päätöksellä nro VAS -13307/09 evättiin asian siirtämisestä Venäjän federaation korkeimman välitystuomioistuimen puheenjohtajistoon )).

Jos tarkastajat havaitsevat tarkastuksen aikana perusasiakirjojen, laskujen, kirjanpito- tai verorekisterien puuttumisen (tai tuhoutuvat), yritykselle voidaan määrätä sakko (Venäjän federaation verolain 120 artikla):

• 10 000 ruplaa. – jos rikkomus on tehty yhden verokauden aikana;
• 30 000 ruplaa. – jos rikkomus on tehty useamman kuin yhden verokauden aikana.

Jos todetaan, että veropohja on aliarvioitu, yhtiölle määrätään sakko, jonka määrä on 20 % maksamatta jääneestä veromäärästä, mutta vähintään 40 000 RUB. (Venäjän federaation verolain 120 §:n 3 kohta).

Samasta rikoksesta ei voi olla kahta verovelvollisuutta, joten järjestöä voidaan rangaista joko pykälän mukaan. Venäjän federaation verolain 126 pykälän tai artiklan nojalla. 120 Venäjän federaation verolaki. Nämä sakot eivät ole kumulatiivisia.

Venäjän federaation hallintorikoslaki sisältää myös useita säännöksiä sakkoja asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta. Sakon suuruus riippuu rikkomuksen tyypistä.

Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 artiklassa säädetään sakkoja asiakirjojen säilytysehtojen rikkomisesta, joiden säilytysvelvollisuus on säädetty osakeyhtiöitä, LLC:itä, valtion ja kuntien yhtenäisiä yrityksiä koskevassa lainsäädännössä, eläke- ja sijoitusrahastoista sekä sen mukaisesti annetuista säädöksistä. Osoittautuu, että tässä puhutaan ensisijaisesti varastoinnista. yrityksen asiakirjat, joka esiintyy tässä säädösten ryhmässä, johon useimmat kirjanpitoasiakirjat eivät kuulu.

Mutta tähän kuuluu mm. JSC:n taseet, niiden tuloslaskelmat, tilintarkastusraportit(Venäjän liittovaltion arvopaperikomission 16. heinäkuuta 2003 päivätyllä päätöksellä nro 03-33/ps hyväksyttyjen osakeyhtiöiden asiakirjojen säilytysmenettelyä ja -ajoja koskevien määräysten kohta 2.1.10).

Selaa LLC:n asiakirjat, jonka menettämiseen voidaan soveltaa Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 artiklaa, on hieman erilainen. Se on annettu Art. 50 liittovaltion laissa 02/08/1998 nro 14-FZ "Rajavastuuyhtiöistä". On huomionarvoista, että siinä sanotaan muun muassa, että LLC on velvollinen säilyttämään "muita Venäjän federaation liittovaltion laeissa ja muissa säädöksissä säädettyjä asiakirjoja, yhtiön peruskirjaa, yhtiön sisäisiä asiakirjoja, yhtiökokouksen päätöksiä yhtiön osallistujista, yhtiön hallitukselta (hallintoneuvostolta) ja yhtiön toimielimiltä" Ilmeisesti tämä sisältää tilinpäätöksen.

Artiklan mukaan määrättyjen sakkojen määrä Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 ovat:

• 2500 - 5000 ruplaa. – virkamiehille;
• 200 000 - 300 000 ruplaa. - oikeushenkilöille.

Tämän artiklan soveltaminen on epätodennäköistä tilanteessa, jossa ei ole perusasiakirjoja, vaikka tätä mahdollisuutta ei voida täysin sulkea pois.

Jos asiakirjojen säilytysehtojen rikkominen johti kertyneiden verojen ja maksujen summien vääristymiseen vähintään 10 prosentilla, syyllisille virkamiehille määrätään 2 000 ruplan suuruiset seuraamukset. jopa 3000 ruplaa. (Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 artikla).

Jos oikeushenkilöitä rangaistaan ​​Venäjän federaation verolain (120 ja 126 artikla) ​​nojalla, samasta rikoksesta syyllinen virkamies voidaan tuomita sakkorangaistukseen. Venäjän federaation hallintorikoslain 15.11 kohta, mutta vain kerran (Venäjän federaation hallintorikoslain 4.1 artiklan 5 osan mukaan ketään ei voida saattaa hallinnolliseen vastuuseen kahdesti samasta hallinnollisesta rikkomuksesta).

Jokaisen organisaation on noudatettava 22. lokakuuta 2004 annettua liittovaltion lakia 125-FZ, jonka mukaan on varmistettava ensisijaisten asiakirjojen oikea säilytys tietyn ajan. Tiettyjen asiakirjaryhmien määräaikoja voidaan säännellä erilaisilla liittovaltion laeilla sekä muilla Venäjän federaation säädöksillä, luetteloilla ja asetuksilla. Kerromme artikkelissa, mikä on laskujen ja muiden asiakirjojen laillinen säilytysaika yrityksessä.

Säilytysaikaa määritettäessä on noudatettava kirjanpitolakia, jonka mukaan ensisijainen kirjanpitoasiakirja on säilytettävä viisi vuotta sen laatimisvuodesta. Tietyt lait ja määräykset voivat edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jos eri säädöksissä määrätään samalle asiakirjalle eri ajanjaksot, sinun on keskityttävä pidempään.

Laskun säilytysaika

Paperilaskujen ja sähköisten laskujen vähimmäissäilytysaika on 4 vuotta. Tämä ajanjakso lasketaan siitä vuosineljänneksestä, joka seuraa asiakirjan viimeistä verotuskäyttöä - veron laskemiseen ja raporttien laatimiseen. Näin ollen seuraavat määräajat koskevat s/f:n muodostavaa myyjää:

• Ennakko s/f - 4 vuotta sen vuosineljänneksen lopusta, jolloin s/f on merkitty ostokirjaan, ja tämän s/f:n verovähennys näkyy arvonlisäveroilmoituksessa;
• Toimitus s/f - 4 vuotta sen vuosineljänneksen lopusta, jolloin s/f on rekisteröity myyntikirjaan ja siitä kertynyt ALV näkyy ilmoituksessa.

S/f:n vastaanottavaa ostajaa koskevat seuraavat ehdot:

• Ennakkotulovero – 4 vuotta sen vuosineljänneksen päättymisestä, jonka aikana tulovero on kirjattu myyntikirjaan, ja ennakkomaksusta vähennettäväksi hyväksytyn veron palautus näkyy ilmoituksessa;
• Toimitus s/f - 4 vuotta sen vuosineljänneksen lopusta, jolloin s/f on merkitty ostokirjaan, ja sen verovähennys näkyy ilmoituksessa.

Jos ostaja ei ole ohjannut veroa luetellusta ennakkomaksusta vähennykseen, ennakkoveroa ei tarvitse tallentaa.

Laskujen säilyvyys

Nämä asiakirjat laaditaan yleensä TORG-12-vakiolomakkeella. Lue myös artikkeli: → "". Lasku on dokumentaarinen perusta myyjän myymien arvoesineiden poistamiselle ja niiden hyväksymiselle ostajan kirjanpitoon. Toisin sanoen asiakirja on ensisijainen kirjanpitoasiakirja.

Samalla se suorittaa myös verotehtävän - ostettujen tavaroiden ja materiaalien arvonlisävero voidaan palauttaa vasta sen jälkeen, kun arvot on hyväksytty kirjanpitoon, ja tämän toimenpiteen vahvistus on lasku. Siksi TN:ää on verokirjanpidon kannalta säilytettävä vähintään 4 vuotta, eli sama määrä kuin itse laskut. Kirjanpitoa varten säilytysaika on 5 vuotta.

Koska samalla asiakirjalla on eri säilytysajat eri tarpeisiin, valitaan suurempi. Laskut on säilytettävä 5 vuotta, ajanjakso lasketaan sen vuoden päättymisen jälkeen, jolloin TN:ää käytettiin raporttien luomiseen.

Lähetysluetteloiden ja laskujen säilyvyyden määrittäminen epätyypillisissä tilanteissa

Jos vähennysoikeutta käytetään myöhemmin

Vähennysoikeus on voimassa kolme vuotta laskun vastaanottoajan päättymisestä. Jos yritys päättää käyttää oikeuttaan myöhemmin, säilytysaikoja siirretään, koska s/f:n neljän vuoden säilytysaika alkaa laskea sen ajanjakson päättymisestä, jolloin palautettava ALV sisältyy ilmoitukseen.

Esimerkiksi, jos yritys vastaanotti tavarat toisella vuosineljänneksellä. 2016, ja niiden arvonlisävero vähennettiin toisella vuosineljänneksellä. 2017, jolloin C/f:n ja verollisten laskujen säilytysajan alkamista siirretään vuodella.

Jos s/f vastaanotetaan myöhemmin kuin tavarat laskulla

Jos tavarat mukana laskulla vastaanotetaan yhdellä jaksolla ja lasku niistä myöhemmin toisella ajanjaksolla, säilyvyys siirtyy. Lisäksi ei vain siirretä s/f:n säilytysaikaa, vaan myös laskua, jota käytetään perustana arvojen hyväksymisen kirjanpitoon.

Jos materiaalit vastaanotetaan laskun mukaan, mutta niitä ei ole maksettu

Tällöin syntyy velka, joka voidaan poistaa kolmen vuoden kuluttua vanhentumisen vuoksi. Lasku on säilytettävä 4 vuotta. vanhentumisajan päättymisestä, yhteensä 7 vuotta.

Jos vastapuolen kanssa laaditaan vuosittain sovitusasiakirja siinä määritellyn velan kanssa, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat, kolmen vuoden vanhentumisaika alkaa laskea uudelleen tämän asiakirjan allekirjoitushetkestä. Vastaavasti laskun ja tämän velan vahvistavan laskun säilytysaikaa siirretään.

Jos sovintoasiakirja allekirjoitetaan vuosittain, vanhentumisaika siirtyy jatkuvasti, ja samalla asiakirjojen säilytystarpeen päättymisaika siirtyy vuosittain. Tällöin säilytysaika voi pidentää loputtomasti, ja laskun säilytys on varmistettava sekä ostajan että myyjän toimesta.

Esimerkki lähetysluetteloiden ja laskujen säilyvyyden määrittämisestä

Kolmannella neljänneksellä 2016 Yritys sai myyjältä lähetysilmoituksen ja laskun. Laskun mukaan yritys sai tavarat, jotka toimitettiin kuitille samalla ajanjaksolla. S/f:n perusteella näiden arvojen arvonlisävero lähetetään samalla vuosineljänneksellä vähennettäväksi ja itse s/f syötetään ostokirjan rekisteröintimerkinnällä.

Saadut myyntituotot kolmannella vuosineljänneksellä. arvoesineet valmistettiin seuraavalla IV vuosineljänneksellä, niiden arvo IV neljänneksellä. sisältyy verokuluihin.

Asiakirja	Varastointiaika	Numero, josta ajanjakso lasketaan	Säilytysajan viimeinen päivä
Lasku		01.10.2016	30.09.2020
Rahtikirja, kun sitä käytetään arvoesineiden kirjanpitoon hyväksymisen ja verovähennysoikeuden vahvistamisen perusteena	4g. sen vuosineljänneksen lopusta, jonka aikana vero on vähennetty	01.10.2016	30.09.2020
Rahtikirja, kun sitä käytetään perusasiakirjana vahvistamaan arvoesineiden arvo verokuluihin sisällytettäväksi	4 g. sen vuoden lopusta, jolloin tämä kustannus sisältyy verokuluihin	01.01.2017	31.12.2020
Rahtikirjaa käytetään kirjanpidon ensisijaisena asiakirjana	5l. sen vuoden lopusta, jolloin saadut arvot toimitetaan seurakunnalle	01.01.2017	31.12.2021

Jos siis aika määräytyy yksiselitteisesti laskulla, niin lähetysasiakirjalle on valittava pisin ajanjakso. Tässä esimerkissä c/f:n säilytysajan viimeinen päivä on 30.9.2020, laskun osalta 31.12.2021.

Työtodistusten säilytysaika

Siviilisopimusten lisäksi laaditaan lakeja, esimerkiksi sopimuksia. Lain mukaan urakoitsija raportoi tehdyistä toimenpiteistä tilaajalle. Toisin sanoen laki toimii ensisijaisena asiakirjana, jonka perusteella työ siirretään ja vastaanotetaan.

Ensisijaisille kirjanpitoasiakirjoille vahvistetaan 5 vuoden säilytysaika. Siten tehdyt työasiakirjat on säilytettävä viisi vuotta sopimuksen tai sopimuksen voimassaoloajan päättymisestä, minkä lisäksi tämä asiakirja laaditaan.

Osto- ja myyntikirjojen säilytysaika

Myynti- ja ostokirjat tulee säilyttää 4 vuotta. viimeisen merkinnän jälkeen. Tämä ajanjakso vastaa Venäjän federaation verolain 8.p1art.23 kohdassa määrättyä ajanjaksoa. Lisäksi määritetty ajanjakso koskee sekä paperi- että sähköisiä kirjoja.

Menettely asiakirjojen säilyttämiseksi yrityksessä

Rekisterit ja perusasiakirjat voidaan tallentaa sekä paperi- että sähköisessä muodossa. Varastointimenettely määräytyy valtiovarainministeriön 29. heinäkuuta 1983 päivätyllä kirjeellä 105 hyväksytyissä määräyksissä. Ensinnäkin säilytystilan on täytettävä tietyt vaatimukset:

• olla useiden ihmisten ulottumattomissa;
• Niillä on sopivat parametrit ympäröivän ilman tilaan;
• Niillä on korkea turvallisuus- ja palonkestävyys.

Varastotila on valmisteltava erityisesti. Ihanteellinen vaihtoehto olisi palonkestävä metallikassakaappi tai turvallisella lukolla varustettu kaappi.

On nimettävä vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on varmistaa uskotun arkistoaineiston turvallisuus koko säilytysajan ajan. Määräaikojen jälkeen asiakirjat voidaan tuhota.

Samalla kootaan komissio arvioimaan niiden säilytysaikojen päättymistä koskevaa dokumentaatiota. Hävitettävät paperit siirretään siirtokirjalla näiden raaka-aineiden käsittelyyn erikoistuneelle yritykselle. Niiden asiakirjojen tuhoaminen, joiden säilytysaika on umpeutunut, on dokumentoitava.

Veronmaksajien velvollisuudet (maksujen maksajat)

1. Veronmaksajat ovat velvollisia:

8) varmistaa neljän vuoden ajan kirjanpitotietojen ja muiden verojen laskemiseen ja maksamiseen tarvittavien asiakirjojen sekä saatujen tulojen (järjestöille - myös aiheutuneet kulut) ja maksettujen (pidätettyjen) verojen turvallisuuden;

. Verotarkastus paikan päällä

Jos tarkastuksen suorittaneella virkamiehellä on riittävä peruste uskoa, että rikoksen tekoon osoittavat asiakirjat voidaan tuhota, piilottaa, muuttaa tai korvata, nämä asiakirjat takavarikoidaan tämän lain 94 §:ssä säädetyllä tavalla laaditun lain mukaan. näiden viranomaisten toimesta. Asiakirjojen takavarikointitoimessa on perusteltava takavarikoinnin tarve ja esitettävä luettelo takavarikoiduista asiakirjoista. Asiakirjoja takavarikoitaessa verovelvollisella on oikeus tehdä huomautuksia, jotka tulee hänen pyynnöstään sisällyttää asiakirjaan. Takavarikoidut asiakirjat on numeroitava, sidottava ja sinetöity tai verovelvollisen (veroasiamies, maksun maksaja) allekirjoittama. Jos verovelvollinen (veroasiamies, maksun maksaja) kieltäytyy kiinnittämästä takavarikoituihin asiakirjoihin sinettiä tai allekirjoitusta, siitä tehdään erityinen huomautus. Jäljennös asiakirjojen takavarikointia koskevasta laista siirretään verovelvolliselle (veroasiamies, maksun maksaja).

. Asiakirjojen ja esineiden poistaminen

1. Asiakirjojen ja tavaroiden takavarikointi suoritetaan paikan päällä verotarkastuksen suorittavan veroviranomaisen virkamiehen perustellun päätöksen perusteella.

Tämä päätös edellyttää verotarkastuksen suorittamisesta päättäneen veroviranomaisen päällikön (hänen sijaisensa) hyväksynnän.

2. Asiakirjojen ja esineiden takavarikointi yöllä ei ole sallittua.

3. Asiakirjojen ja esineiden takavarikointi suoritetaan todistajien ja henkilöiden läsnä ollessa, joilta asiakirjat ja esineet takavarikoidaan. Tarvittaessa kaivaukseen kutsutaan asiantuntija.

Ennen takavarikoinnin alkamista veroviranomainen esittää takavarikosta päätöksen ja selittää läsnäolijoille heidän oikeutensa ja velvollisuutensa.

4. Veroviranomainen kehottaa takavarikoivaa henkilöä luovuttamaan ne vapaaehtoisesti ja kieltäytyessä tekee takavarikoinnin väkisin.

Jos takavarikoinnin kohteena oleva henkilö kieltäytyy avaamasta tiloja tai muita paikkoja, joissa takavarikoitavia asiakirjoja ja esineitä saattaa olla, veroviranomaisella on oikeus tehdä tämä itsenäisesti välttäen aiheettomasti vahingoittamasta lukkoja, ovia ja muita esineitä.

5. Asiakirjoja ja esineitä, jotka eivät liity verotarkastuksen kohteeseen, ei takavarikoida.

6. Asiakirjojen ja esineiden takavarikointia, takavarikointia koskeva pöytäkirja laaditaan tämän säännöstön 99 §:ssä ja tässä artiklassa säädettyjen vaatimusten mukaisesti.

7. Takavarikoidut asiakirjat ja tavarat luetellaan ja kuvataan takavarikointipöytäkirjassa tai sen liitteenä olevissa luetteloissa, joissa on täsmällisesti mainittava tavaroiden nimi, määrä ja yksittäiset ominaisuudet sekä, jos mahdollista, tavaroiden arvo.

8. Tapauksissa, joissa tarkastettavan asiakirjoista ei ole riittävästi jäljennöksiä verovalvontatoiminnan suorittamiseksi ja veroviranomaisilla on riittävä peruste uskoa, että alkuperäiset asiakirjat voidaan tuhota, piilottaa, korjata tai korvata, veroviranomainen Virkamiehellä on oikeus takavarikoida alkuperäiset asiakirjat tässä artiklassa määrätyllä tavalla.

Kun tällaiset asiakirjat takavarikoidaan, niistä tehdään jäljennökset, jotka veroviranomainen todistaa oikeaksi ja luovutetaan henkilölle, jolta ne on takavarikoitu. Jos asiakirjojen takavarikoinnin yhteydessä tehtyjä kopioita ei ole mahdollista tehdä tai siirtää, veroviranomainen siirtää ne henkilölle, jolta asiakirjat on takavarikoitu, viiden päivän kuluessa takavarikoinnin jälkeen.

9. Kaikki takavarikoidut asiakirjat ja esineet esitetään todistajille ja muille takavarikointiin osallistuville henkilöille ja pakataan tarvittaessa takavarikointipaikalla.

Takavarikoidut asiakirjat on numeroitava, sidottava ja sinetöity tai verovelvollisen (veroasiamies, maksun maksaja) allekirjoittama. Jos verovelvollinen (veroasiamies, maksun maksaja) kieltäytyy kiinnittämästä takavarikoituihin asiakirjoihin sinettiä tai allekirjoitusta, siitä tehdään erityinen huomautus takavarikointipöytäkirjaan.

10. Jäljennös asiakirjojen ja esineiden takavarikointia koskevasta pöytäkirjasta luovutetaan kuittia vastaan ​​tai lähetetään henkilölle, jolta asiakirjat ja esineet takavarikoitiin.